Rae valla uuest raamatupidamisprogrammist

Alates 2023. aasta augustist teeme valla raamatupidamist programmiga Dynamics 365 Business Central. Rae valla raamatupidamine toimetab paberivabalt, millisele riik (sh KOV) läks üle aastal 2019. Paberivaba raamatupidamine on suur samm keskkonna säästlikuma ühiskonna hüvanguks. Meil on tsentraliseeritud raamatupidamine, mis hõlmab vallamaja ja 21 allasutuse raamatupidamist. Raamatupidamises lähtume Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse  juhendist.

Rae vallas on tsentraliseeritud raamatupidamine, mis hõlmab vallavalitsuse ja 21 allasutuse (koolid, lasteaiad jne) raamatupidamist. Raamatupidamises lähtume Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse  juhendist. Valla raamatupidamise numbrid ühes kuus:
· Arvestame palka ligi 1400 töötajale.
· Töötame läbi ja konteerime kuus ligi 2200 ostuarvet ning umbes 5200 müügiarvet. Ostuarvete menetlus on automatiseeritud 100% neli aastat tagasi (st andmete liikumine, mis ei hõlma konteerimist ja kontrolli), samas tehingute kajastamisel peame kasutama riigis kehtivaid dimensioone, mis tähendab näiteks, et 1 tavaline ärikulu firmas = 25 kulureaga riigis kasutatavaid dimensioone jälgides.
· Automatiseeritud on hetkel lasteaedade kohtasude ja toidukuluarved (ca 2100 arvet), huvikooli kohatasude arved (ca 1050 arvet), spordikeskuse saalide kasutus (ca 120 arvet) ning töös on koolitoidu müügiarvete koostamine (ca 2000 arvet).

Müügiarveid on väga palju erineid liike ning neid kõiki automatiseerida pole majanduslik mõistlik – seega jääb osaliselt siiski käsitöö, vaatamata uue programmi võimalustele.

Programmi vahetus on olnud valla rahandusametile suur väljakutse, sest kogu vana süsteem saldode näol tuli uude programmi üle viia ning panna toimima ka uued lahendused. Võiks ju siis küsida, et milleks siis oli vaja programmi vahetust? Põhjuseid on mitmeid:

· Uus raamatupidamisprogramm kasutab arenenumaid algoritme ja tehnoloogiaid, mis aitavad andmeid kiiremini töödelda. See tähendab, et igapäevased raamatupidamisülesanded nagu arvete koostamine, maksete jälgimine ja finantsaruannete ettevalmistamine saavad tehtud kiiremini.
· Uus raamatupidamisprogramm pakub automatiseerimisfunktsioone, mis vähendavad manuaalset sisestamist ja vigade esinemist. 
· Uuel raamatupidamisprogrammil on paremad turvameetmed, sealhulgas krüpteerimine, regulaarsed uuendused ja varundamised, et kaitsta väärtuslikke finantsandmeid.
· Uus raamatupidamisprogrammi lahendus pakub suuremat kohandatavust, mis tähendab, et tegevusi/konteeringuid saab kohandada vastavalt omavalitsuse allüksuste suurusele ja erinõuetele. See tagab, et programm kasvab koos omavalitsusega ja kohaneb muutuvate vajadustega.
· Teenusepõhine viitenumbri süsteem tagab tulude õige kajastamise ning annab teenuse saajale võimaluse tasuda alati õige arve.

Kaasaegsema raamatupidamise programmi kasutuselevõtuga oleme saanud ümber korraldada raamatupidamise töö, kus raamatupidaja saab tegeleda rohkem tehingu sisulise kontrolliga ja kajastamisega, mitte andmete sisestamisega. Kui varasemalt toimis andmete töötlemine läbi Exceli failide, siis nüüd toimub andmevahetus läbi liideste.

Oleme tänulikud vallakodanike ettepanekutele, kuidas veel paremini programm toimivamaks muuta. Aga, toimetame täna väga piiratud ressurssiga, sest IT lahendused on kallid ja tänases majanduskeskkonnas peame väga hoolikalt raha paigutama. Samas usun, et kui igal aastal teeme mõned mugavusarendused, siis ühel hetkel on meil tarkvara, mis rahuldab enamuse osapooli.

Kõike eelnevat arvesse võttes oleksime tänulikud, kui valla teenuse saajatena:
· Sõlmiksite e-arve lepingud pangas.
· Vaataksite üle oma lepingud vallaasutustega, et teie andmed oleksid õiged, eelkõige just e-posti aadress.

Sõlmides e-arve lepingu on tagatud, et teie arved on alati õigeks tähtajaks ja õiges summas makstud ning e-posti aadressi ülevaatamine tagab selle, et arve jõuab teieni.